Moi studenci sporządzali ostatnio w imieniu organu decyzję odmawiającą zmiany imienia lub nazwiska. Mieli za zadanie przynieść mi „autentyczną” i „prawdziwą” decyzję administracyjną. Tymczasem spotkał mnie z ich strony „prawdziwy” zawód. Dlaczego? Wiele z tych decyzji było po prostu niepodpisanych. Moi studenci sporządzili i wydrukowali całkiem niezłe… projekty decyzji. Co więc w praktyce oznacza niepodpisana decyzja dla odwołującego? Czy od takiej „decyzji”, a właściwie od jej projektu, można się w ogóle odwołać? O tym dowiesz się z poniższego wpisu. Zapraszam do lektury!
Czym jest podpis?
Podpis to językowy znak graficzny, wyrażony słowami. Podpisem nie jest np. odcisk tuszowy palca (linii papilarnych). W treści podpisu musi być nazwisko podpisującego, imienia zazwyczaj się nie wymaga.
Dlaczego decyzja musi być podpisana?
Właściwie to trochę już na to pytanie odpowiedziałam we wstępie: do momentu podpisania przez osobę reprezentującą organ akt administracyjny jest tylko projektem decyzji i nie funkcjonuje w obrocie prawnym.
Poza tym, podpis to jeden z elementów obligatoryjnych decyzji administracyjnej. Mało tego! Podpis to również jeden z czterech składników (obok wskazania organu, adresata, i rozstrzygnięcia), którego brak albo wyklucza możliwość ustalenia podstawowych elementów stosunku prawnego, albo też wskazuje na to, że nie istnieje czynność stosowania prawa przez uprawniony podmiot.
Zgodnie z art. 107 § 1 pkt 8 KPA:
Decyzja zawiera podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, a jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny.
W tym przepisie zostało również wskazane, jak wygląda podpis w przypadku dokumentu elektronicznego. Nie jest to przedmiot mojego dzisiejszego wpisu, ale warto wskazać, że kwalifikowany podpis elektroniczny również identyfikuje osobę z imienia, nazwiska i stanowiska służbowego pracownika.
Jakie skutki prawne?
Najważniejszą kwestią oczywiście jest – jakie skutki prawne należy wiązać z niepodpisaną decyzją? Jeśli organ doręcza nam taki dokument, to oznacza, że doręcza nam zwykłe pismo, które w danej sprawie o czymś nas informuje, ale – z całą pewnością – nie rozstrzyga sprawy administracyjnej. W konsekwencji – niedopuszczalne w takiej sprawie jest odwołanie od decyzji czy też skargę do sądu administracyjnego.
Organ musi rozstrzygnąć o żądaniu skarżącego w formie decyzji administracyjnej w rozumieniu art. 104 KPA, po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego. Jeśli tego nie czyni, to przysługuje nam prawo do wniesienia ponaglenia, a następnie – skarga do sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania.
Pamiętaj, decyzja bez podpisu nie może rozstrzygać Twojej sprawy! Musi zostać wydany akt, w którym znajdują się minimum 4 składniki:
- Oznaczenie organu
- Oznaczenie adresata decyzji
- Rozstrzygnięcie (czyli jak się kończy sprawa)
- PODPIS
Sprawdź, czy to wszystko aby na pewno zawiera Twoja „decyzja” !
PS jeśli martwisz się o moich studentów z decyzjami „bez podpisu”, to spokojnie – może piątki ode mnie nie dostali, ale na pewno zaliczyli ćwiczenia z postępowania administracyjnego. Nie ukrywam jednak, że dużą wagę przykładam do szczegółów, pamiętając, że ci młodzi ludzi w przyszłości będą m.in. pracować w administracji publicznej i – być może – wydawać decyzje administracyjne w imieniu organu.
